Überstunden: Nachweis und Abgeltung

Überstunden zu leisten ist das eine, sie bezahlt zu bekommen das andere. Vor Gericht scheitern die meisten Klagen nicht am Recht, sondern am Beweis.

Wann Überstunden zu vergüten sind

Überstunden sind Arbeitszeit über die vertraglich vereinbarte hinaus. Ein Vergütungsanspruch besteht, wenn:

• eine Vergütungsregelung im Vertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung existiert, oder
• die Vergütung nach § 612 Abs. 1 BGB den Umständen nach zu erwarten ist

Der zweite Fall ist der Regelfall. Eine Vergütungserwartung besteht immer dann, wenn die Dienstleistung üblicherweise nur gegen Bezahlung erbracht wird – also bei nahezu allen Arbeitsverhältnissen. Ausgenommen sind Dienste höherer Art mit deutlich überdurchschnittlicher Vergütung, etwa oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze.

Die Beweislast liegt bei Ihnen

Das Bundesarbeitsgericht verlangt einen zweistufigen Vortrag:

1. Leistung. Sie müssen darlegen, an welchen Tagen Sie von wann bis wann gearbeitet oder sich auf Weisung bereitgehalten haben. Pauschale Angaben genügen nicht – erforderlich ist eine tagesgenaue Aufstellung.

2. Veranlassung. Sie müssen darlegen, dass der Arbeitgeber die Überstunden

• angeordnet,
• gebilligt,
• geduldet hat oder
• sie zur Erledigung der Arbeit notwendig waren.

Die zweite Stufe ist die Hürde. Der Europäische Gerichtshof hat zwar entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung einrichten müssen – das Bundesarbeitsgericht hat aber klargestellt, dass diese Pflicht die Darlegungslast im Vergütungsprozess nicht umkehrt. Sie müssen also weiterhin selbst vortragen.

So führen Sie Aufzeichnungen, die tragen

Was vor Gericht zählt:

• tagesgenaue Aufzeichnungen mit Datum, Beginn, Ende, Pausen
• Tätigkeitsbeschreibung je Tag – was wurde in der Mehrarbeit erledigt
• E-Mails mit Zeitstempel außerhalb der Regelarbeitszeit
• Zugangsprotokolle, Schließsysteme, Projektzeiterfassung
• Anordnungen per E-Mail oder Chat, gesichert und archiviert
• Zeugen – Kollegen, die die Anwesenheit bestätigen können

Was nicht genügt: eine nachträglich erstellte Gesamtsumme, Schätzungen, allgemeine Hinweise auf hohe Arbeitsbelastung.

Führen Sie die Aufzeichnungen laufend, nicht rückwirkend. Ein Kalender, der über Monate mitgeführt wurde, ist deutlich glaubwürdiger als eine Liste, die nach der Kündigung entsteht.

Fordern Sie außerdem regelmäßig eine Bestätigung des Zeitkontos an. Ein vom Arbeitgeber bestätigter Saldo ist der stärkste Nachweis überhaupt – er ersetzt die gesamte Darlegung.

Pauschalabgeltung ist meist unwirksam

Sehr verbreitet und fast immer unwirksam:

„Mit dem Gehalt sind alle Überstunden abgegolten."

Solche Klauseln verstoßen gegen das Transparenzgebot (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB): Sie lassen nicht erkennen, welche Leistung geschuldet ist. Der Arbeitnehmer weiß bei Vertragsschluss nicht, worauf er sich einlässt.

Wirksam sind allenfalls Klauseln, die eine konkrete Obergrenze nennen – etwa „bis zu 10 Überstunden monatlich sind abgegolten". Darüber hinausgehende Stunden sind dann zusätzlich zu vergüten.

Ist die Klausel unwirksam, gilt die gesetzliche Regel: Überstunden sind zu vergüten.

Freizeitausgleich oder Auszahlung

Ohne Regelung besteht ein Anspruch auf Vergütung, nicht auf Freizeitausgleich. Der Arbeitgeber kann Freizeit nicht einseitig anordnen, wenn nichts vereinbart ist.

Häufig sehen Verträge oder Betriebsvereinbarungen ein Arbeitszeitkonto vor. Dann gilt, was dort geregelt ist – einschließlich etwaiger Kappungsgrenzen. Achten Sie auf Klauseln, nach denen Guthaben über einer bestimmten Höhe verfallen; solche Regelungen sind nicht in jedem Fall wirksam.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Guthaben auszuzahlen, wenn Freizeitausgleich nicht mehr möglich ist.

Wichtig bei einer Freistellung: Nur wenn sie ausdrücklich „unter Anrechnung von Resturlaub und Überstundenguthaben" erfolgt, werden diese abgebaut. Fehlt der Zusatz, bleibt der Auszahlungsanspruch bestehen. Das ist einer der wertvollsten Punkte in jedem Aufhebungs- oder Vergleichstext.

Die Fristen sind der häufigste Anspruchskiller

Zwei Ebenen laufen parallel:

Verjährung: drei Jahre zum Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 195, § 199 BGB).

Ausschlussfristen: in Arbeits- und Tarifverträgen weit verbreitet, häufig drei Monate ab Fälligkeit. Sie lassen den Anspruch endgültig verfallen – nicht nur die Durchsetzbarkeit.

Manche Klauseln sind zweistufig: erst schriftliche Geltendmachung binnen drei Monaten, dann Klage binnen weiterer drei Monate.

Prüfen Sie Ihren Vertrag auf solche Klauseln, bevor Sie abwarten. Eine formlose E-Mail mit der bezifferten Forderung wahrt die erste Stufe in der Regel – und kostet nichts.

Zu beachten: Ausschlussfristen dürfen den gesetzlichen Mindestlohn nicht erfassen und müssen ihn ausdrücklich ausnehmen; sonst können sie insgesamt unwirksam sein.

Grenzen des Arbeitszeitgesetzes

Unabhängig von der Vergütung gilt das Arbeitszeitgesetz:

• werktäglich höchstens 8 Stunden, verlängerbar auf 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden
• 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit
• Pausen: 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten und können vom Arbeitgeber nicht durch Zustimmung des Arbeitnehmers geheilt werden. Wer Überstunden über diese Grenzen hinaus leistet, hat trotzdem einen Vergütungsanspruch – die Rechtswidrigkeit der Anordnung geht nicht zu seinen Lasten.

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